– För att alls klara sig måste man ha en diger yrkeskunskap och vara bra på flera saker. När vi förenade mat- och städtjänsterna lyckades vi göra stadens egna tjänster konkurrenskraftiga, konstaterar servicechef Liisa Meriläinen på Kajana stad.

Städ- och matservicen i Kajana slogs samman redan i början av 90-talet och organisationen har följt med förändringarna. Än har man inte sett slutet, för Kajana stads förvaltningsexperiment för igen med sig nya utmaningar. Meriläinen har redan siktet inställt på landskapsförvaltningen.

Allting förändrades efter semestern 1991 då recessionen slog till mot Kajana och staden fick börja spara på allvar. Enligt Meriläinen hade den dåvarande matservicen och städtjänsterna goda förutsättningar att börja överväga ett samarbete. Redan följande år var de redo att helt slå samman tjänsterna.

Utvecklingsarbetet inleddes och inriktningen var klar ganska fort. Ändå dröjde det tio år innan organisationen och arbetet fann sin slutliga form. Under åren 1991 till 2001 anställdes inga nya arbetstagare. Omkring hundra befattningar lämnades obesatta. Under samma tid har tillverkningsköken minskat från aderton till sju. Slutresultatet är att man i dag erbjuder ökad och bättre service, trots alla betydande sparåtgärder.

– Det var bra att man inte krävde några plötsliga åtgärder och snabba nedskärningar, för då hade det varit omöjligt att utveckla och vi hade sanerat bort oss själva, tror Meriläinen.

Det är ett verkligt långsiktigt arbete att skapa något nytt tillsammans; planera, fatta beslut, forma och utbilda teamen så att de blir mer konkurrenskraftiga. De största förändringarna har man genomfört i samband med att människor har gått i pension, liksom då gamla kök har tjänat färdigt.

– Dessutom måste man se till att de åldrande arbetarna mår bra och att deras yrkeskunskaper är "up to date", för reformarbetet har kunnat genomföras bara tack vare att personalen orkar, är yrkeskunnig och kan använda modern teknik och nya arbetsmetoder.

Den yrkesutbildning människor har bakom sig kräver uppdatering och det är viktigt att se till att arbetsförmågan upprätthålls. På kökssidan var genomsnittsåldern 46,8 och bland städarna 51,8 vid årsskiftet. I Kajana satsar man på att utbilda också femtioåringar!

Arbetstopparna sköts smidigt

Inom matservicen behövs allas händer under lunchtiden och före och efter den. Städningsbehovet är störst om morgnar och eftermiddagar. T.ex. i skolorna städar man gymnastiksalar och klassrum efter kvällsanvändningen följande morgon. På eftermiddagarna städas skolorna före kvällsanvändningen eller inför följande dag.

I Kajanamodellen för mat- och städningstjänster har man förenat de respektive arbetstopparna och på det sättet kunnat erbjuda arbetarna effektiv arbetstid för hela dagen. På sina håll arbetar man i två skift eftersom en del tillverkningskök lagar mat också på kvällarna. Maten fryses snabbt ner — man talar om "cook and chill"-metoden — och levereras kall till de olika platserna. Vuolijoki kommun köper skolmaten i Kajana och får den levererad två gånger i veckan.

Genom att slå ihop mat- och städtjänsterna i t.ex. skolorna får man tillräckligt många par händer för både matservering och städning. På det sättet anpassar man vardera uppgiften bättre till skolans rytm. Inte kan man ju städa klassrum under lektionerna. Den som har kvällsstädningen i skolorna handhar samtidigt övervakningen av de eventuella kvällsaktiviteterna.

Modellen är ingalunda ny — på den gamla goda tiden började ju småskolornas kokerska sin dag med att värma klassrummen och se till att de var i skick, fortsatte med matlagning, matservering och disk och avslutade dagen med att städa klassrummen.

Ytterligare har man ordnat det så att den kurir som kör mellan tillverkningsköken, utdelningsköken och stadshuset, den s.k. vällingposten, också för och hämtar skolornas post.

Genom att förena olika uppgifter kan Kajana stad sälja färdiga servicepaket och de här har visat sig verkligt konkurrenskraftiga, berättar Meriläinen. Också själva matservicen har mätts ett flertal gånger och står sig väl i konkurrensen. Servicechef Liisa Meriläinen säger att hon inte är rädd för ytterligare konkurrensutsättning.

– Så länge man i konkurrenstävlingarna beaktar både kvalitet och pris har vi inga svårigheter. Om man däremot mäter bara priset blir det svårare. De som begär offerter och jämför dem har ännu mycket att lära sig. Man förstår inte att begära och definiera kvalitet. Vi skulle vinna på att man kunde det.

Mat- och städtjänsten i Kajana garanterar en jämn kvalitet. Uppgiftshelheterna har definierats och anpassats separat enligt varje arbetsenhet. Arbetsteamen har servicemanualer och vartenda arbete och arbetsskift har klara uppgiftsbeskrivningar. De underlättar inlärningen av nya arbetare och vikarierna vet vilka uppgifter de har ansvar för.

Mångkunnandet till heders

Enligt Kajanamodellen är arbetarna ett slags diversearbetare som behärskar flera yrken. Den reformen har inte styrts av byråkratiska beslut utan genom gemensamma överväganden och utbildning. Utbildningen pågår alltjämt.

Målet är att så många som möjligt utbildar sig till proffs inom såväl matservicen som städandet. Staden stöder utbildningen. Så är exempelvis utbildningsdagarna i läroavtalsutbildning avlönade arbetsdagar och utbildningskostnaderna täcks med stadens medel. Dessutom bekostar staden och t.o.m. arrangerar specialkurser för olika yrkesgrupper enligt behov.

Resultatet är att efterfrågan till kurserna är större än vad som är möjligt att ordna, för hela arbetsteam kan ju inte sitta samtidigt på skolbänken. Man får lov att ta köbricka.

– Personalen är ivrig att utbilda sig. Som bäst utbildar sig ett tjugotal till professionella anstaltsvårdare. Ivern är förankrad i att man har planerat detta tillsammans och att alla omfattar tanken att det bara är genom mångkunnande man klarar konkurrensen på marknaden. Dessutom kan man omedelbart tillämpa nyttan av utbildningen, nya idéer och arbetsmetoder i själva arbetet. Också arbetskamraterna får samtidigt nytta av det nya kunnandet.

Meriläinen berättar att städarna i början var mer ivriga att jobba mångsidigt än kökens personal. För städarna blev arbetet med matservicen en välkommen variation i det egna ganska enahanda arbetet. För matsidan var det nytt att tyngdpunkten i det traditionella köksarbetet flyttades till eftermiddagarna. Numera är inte ens kvällsturen problematisk då teamen gör upp sina arbetslistor själva och kommer överens om arbetet och arbetstiderna så att alla uppgifter blir skötta.

– Det är många som gillar att jobba kväll ibland. T.ex. har vi en kock med ständigt tusen och en saker att komma ihåg som laddar upp med kvällsstädning efter en vecka som dietkock, och alltså gör ett helt annorlunda jobb mellan varven.

En uppenbar nytta med kombinationsarbetet är att Kajana stad inte har behövt permittera så mycket skolfolk till sommaren. När så också dagvården kommer med i bilden om ett år tror Liisa Meriläinen att sommarpermitteringarna går helt till historien.

AINO PIETARINEN
Översättning: ASTRID NIKULA

Strategierna